Kaustisen seutuk.johtoryhmä 15.11.2017 § 74

Seutukunnan kuntien it-vastaavat ja Kasenetin edustajat ovat pitäneet yhteisen kokouksen 3.10.2017. Kokouksessa oli noussut esiin mm. tarve sähköisistä kalentereista ja tilavarauksista kuntien päättäjille. Ongelmana on, että kunnat ovat O365:n käytön kanssa kaikki eri vaiheissa (on käytössä, käyttöönotto on suunnitteilla tai ei ole käytössä) eikä kukaan koordinoi/hallinnoi kokonaisuutta, vaan kaikki toimivat itsekseen. Toimintamalli on hajanainen ja vaikeuttaa siten yhteiskäyttöä sekä se vaatii joka kunnassa resursseja.

eKeski-Pohjanmaa -hankkeen tavoitteena on mm. edistää kuntien sähköisten palveluiden kehittämistä. Hankkeen taholta kunnille ehdotetaan kehittämistyön yhdeksi lähtökohdaksi Office365 -ympäristön käyttöön ottoa kaikissa seutukunnan kunnissa. Hanke esittää seutukunnan johtoryhmän päätettäväksi, että O365 otetaan käyttöön kaikille yhteisenä sähköisenä työskentely-ympäristönä. Käyttöönottoa voidaan edistää eKeski-Pohjanmaa -hankkeen avulla. O365- ympäristöä hallinnoitaisiin ja tuettaisiin jatkossa KaseNetin toimesta.

Tavoitteena on O365 -ympäristönkeskitetty ja yhtenäinen hallinta sekä tietoturva, so. kaikki kuntaorganisaatiot yhteen samaan O365-ympäristöön ja ylläpito ostetaan KaseNetista (vastaavasti kuin maakunnat ja Vimana). Jos muutos päätetään ottaa eKeski-Pohjanmaa -hankkeessa esim. sisäisen toiminnan ja yhteistyömallin uudistamisen pilotiksi, voidaan käyttäjäkoulutusten hankinta kilpailuttaa ja toteuttaa hankkeen kautta ostopalveluna. Kunnissa tulisi olemaan paikallinen käyttäjähallinta ja -tuki. Käyttöönotto tulisi toteuttaa vaiheittain esim. seuraavalla tavalla:
----sähköposti ja kalenteri
----Office peruspalvelut (Word, Excel, PowerPoint)
----Skype (pikaviestit, kokoukset ja koulutukset, läsnäolotiedot)
----OneDrive (tiedostohallinta)
----SharePoint ja Delve (intrat ja työtilat)

Kehittämisjohtaja
Johtoryhmä päättää esittää seutukunnan kunnille O365 -ympäristön käyttöön ottamista.

Johtoryhmä
Päätösesitys hyväksyttiin yksimielisesti.
----

Kunnanjohtaja
Kunnanhallitus päättää otetaankoO365 -ympäristö käyttöönLestijärven kunnassa.

Kunnanhallitus
Kunnanhallitus päätti, että O365 -ympäristö otetaan käyttöön, jos kaikki seutukunnan kunnat ottavat sen käyttöön.