Mikko Lappi on lähettänyt alla olevan sähköpostin osoitettuna kunnanhallitukselle 11.3.2018:
”Olen kiinnostuneena seurannut kotikuntani Lestijärven eri hallintokuntien päätöksentekoa tietoverkossa julkaistujen esityslistojen ja pöytäkirjojen välityksellä.
Useampaan kertaan olen kunnanjohtajalta pyytänyt vastausta esittämiini kysymyksiin, jotka koskevat esityslistojen julkaisua ja sisältöä sekä päätösten tiedoksiantoa ja sisältöä kunnan verkkosivuilla.
Koska kaikkiin esittämiini kysymyksiin en ole saanut selkeää ja suoraa vastausta ja vastausvastuu on siirretty hallintokunnille ja kunnanviraston kirjanpitäjälle, pyydän että kunnanhallitus, joka vastaa kunnan viestinnästä ja tiedottamisesta vastaa kysymyksiini.
- Miksi hallintokuntien kokousten esityslistoja ei ole julkaistu kunnan verkkosivuilla kunnan hallintosäännön 133 § edellyttämällä tavalla?
Kunnan hallintosääntö on ollut voimassa jo runsaan vuoden ajan, mutta tästä huolimatta muutamia esityslistoja on vielä viimeaikoinakin hallintosäännön vastaisesti jätetty julkaisematta kunnan verkkosivuilla. Kokouksesta on ilmoitettu ainoastaan kokouskutsulla.
Lähes kaikista julkaistuista esityslistoista on puuttunut, joko kaikki tai ainakin osa numeroiduista liitteistä. Liitteet ovat osa esityslistaa ja kuuluvat sekä esityslistaan että kokouspöytäkirjaan.
Kunnanjohtaja on 1.3.2018 vastannut, että Lestijärven kunnalla on looginen menettelytapa esityslistan ja pöytäkirjan julkaisussa. Esityslista poistuu ja kokouksen pöytäkirja tulee tilalle.
Tässä menettelytavassa ei liene mitään uutta ja ihmeellistä. Kunnallishallinnossa kokousten esityslistat ovat olleet yleisesti käytössä jo yli 40 vuoden ajan.
Samassa vastauksessa todetaan, että esityslista kunnassa julkaistaan ennen kokousta ja asian kohdalla ovat tarvittavat liitteet. Arvattavaksi ja epäselväksi jää edelleen, että kenelle, missä ja milloin esityslistat ja liitteet julkaistaan ja mitä ovat ne kunnanjohtajan mainitsemat tarvittavat liitteet?
Jos asian esittelyssä on viitattu numeroituun liitteeseen, tulee liitteet olla myös esillä ja nähtävänä esityslistan mukana yleisessä tietoverkossa. Ei siinä vaiheessa ole enää kysymys onko liite tai liitteet tarvittavia tai tarpeettomia, koska asia on valmisteltu ja esitelty numeroidun liitteen avulla.
Esityslista ja pöytäkirja voidaan, jos niin halutaan, valmistella ja tehdä myös ilman liitteitä, jos valmistelijan taidot siihen riittävät.
Kunnanvaltuusto on hyväksynyt hallintosäännön 2.3.2017,ei siinä mielestäni ole mitään epäselvää, tulee vain toimia sen mukaisesti.
Pientä edistymistä olen havainnut esityslistojen julkaisussa ensimmäisen 23.1.2018 kunnanjohtajalle lähettämäni sähköpostin jälkeen.
Kunnanjohtajan pyynnöstä, olen asioinut Seijan Kioskilla, mutta kaipaamani liitteet ovat edelleen kadoksissa.
- Miksi hallintokuntien kokousten päätöksiä ei anneta kunnan jäsenille tiedoksi kunnan verkkosivuilla (hallintosääntö 152§) mukaan, siten kuin kuntalain 140 § tarkemmin määrätään?
Kunnan verkkosivulla esillä olleet tarkastetut pöytäkirjat ovat osittain puutteellisia. Pöytäkirjoista puuttuvat numeroidut liitteet lähes poikkeuksetta, useasta pöytäkirjasta puuttuu lisäksi järjestäytymistietona kokouksen päättymisaika.
Tarkastetut pöytäkirjat ovat nähtävänä kunnan verkkosivuilla, joten en lähde asioita tarkemmin yksilöimään. Jokainen voi niihin halutessaan tutustua.
Mielenkiinnolla jään seuraamaan miten kunnanhallitus menettelee niiden pöytäkirjojen osalta, jotka ovat olleet puutteellisina nähtävänä ja miten toimitaan niiden em. pöytäkirjojen päätösten osalta, jotka on mahdollisesti jo toimeenpantu?
Luottamushenkilöiden lukumäärä kunnissa on viimeisten vuosien aikana vähentynyt lautakuntien yhdistämisten ja lakkauttamisten vuoksi. Nykyisin kunnan päätökset tehdään muutaman sopivaksi todetun luottamushenkilön toimesta. Samassa yhteydessä kunnan viranhaltijoiden päätösvaltaa on lisätty.
Hallintosäännössä todetaan, että toimielimien on toiminnallaan luotava edellytykset läpinäkyvälle toiminnalle asioiden valmistelussa sekä päätöksenteossa ja johtavat viranhaltijat ja lautakunnat antavat asukkaille ja palvelujen käyttäjille riittävästi tietoja valmisteltavina olevista asioista sekä mahdollisuuden osallistua ja vaikutta asioiden valmisteluun.
Esityslistat ja pöytäkirjat toimivat, jos hallintokunnat niin haluavat, merkittävässä osassa asioiden tiedottamisessa.
Haluan tietää onko kunnanhallitus hyväksynyt yleiset ohjeet kunnan viestinnän ja tiedottamisen periaatteista, kuten kunnan hallintosäännössä on edellytetty?
Asiakaspalvelu kunnanvirastossa
Pyydän kunnanjohtajaa kunnanviraston päällikkönä selvittämään ja vastaamaan, mistä johtui rakennustarkastajahuono käytös hänen toimistossaan 8.3.2018 kello 14.00 jälkeen, allekirjoittanutta kohtaan. En ole koskaan aikaisemmin tavannut virastoissa asioidessani vastaavanlaista, ylimielisesti asiakkaaseen suhtautuvaa viranhaltijaa.
Jokin aika sitten Lestijärvelle paluumuuttajana perheeni kanssa tulleena voin todeta, että kunnantoimistossa asioidessamme olemme saaneet kokea, ettemme ole sinne tervetulleita. Vaikka asiamme ei ole aina ollut heille mieluisaa, olisimme kaikista huolimatta odottaneet ystävällistä ja asiallista palvelua.
Työuran ajan asiakaspalvelussa olleena olemme pitäneet selvyytenä, että asiakas on otettava vastaan ystävällisesti ja asiallisesti asiakasta kuunnellen.”
Kunnanhallituksen puheenjohtajan esittely
Kunnanhallitus merkitsee tiedokseen Mikko Lapin kirjeen ja päättää jatkotoimista.
Kunnanhallitus
- Kunnanhallitus toteaa kirjelmän lähettäjälle, että Lestijärven kunta on tiedottamisessaan noudattanut voimassa olevaa kuntalakia sekä kunnan hallintosääntöä ja samalla kunnanhallitus toteaa, että Lestijärven kunta on tiedottanut netissä päätöksistään jo paljon aikaisemmin kuin edellä sanotut lait ja säännökset ovat sitä edellyttäneet, esim. kunnanvaltuuston ja -hallituksen päätökset ovat olleet netissä nähtävissä jo n. kaksikymmentä vuotta.Lestijärvellä kokouspöytäkirjat tarkistetaan pääsääntöisesti hetikokouksien jälkeen ja ovat näinollen välittömästi nähtävillä netissä. Esityslistat ovat nähtävänä edelleenosana pöytäkirjoja.Teknisen toimen tiedottamisessa on saattanut olla jonkin verran puutteita, koska asianhallintaohjelma hankittiin keväällä 2017 ja lisäksi henkilökunnan vaihtuvuus on ollut tänä aikana merkittävä.Kunnanhallitus toteaa, että näillä mahdollisilla teknisen toimen puutteilla ei ole ollut vaikutusta kuntalaisten tiedon saantiin. Yleiset ohjeet kunnan viestinnästä jatiedottamisen periaatteistatullaan laatimaan. Lestijärven kunnassa luottamushenkilöt valitaan demokraattisella vaalilla suhteellisuusperiaatteen mukaan kuten kuntalaki edellyttää.
Merkittiin, että kunnanjohtaja Esko Ahonen ja pöytäkirjanpitäjä Jarmo
Kanninenilmoittivat esteellisyytensä ja poistuivatkokouksesta tämän asian käsittelyn
ajaksi, pöytäkirjanpitäjäksi valittiin Mari-Liisa Haka. Peruste: Hallintolaki 28 § 1. mom. kohta 1.