Valmistelija: Susanna Tuikka

Laissa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) säädetään julkisuusperiaatteen ja hyvän hallinnon vaatimusten toteuttamisesta viranomaisten tiedonhallinnassa. Laki sisältää julkista hallintoa koskevat säännökset tiedonhallinnan ja tietovarantojen yhteen toimivuudesta. Lestijärven kunnassa tulee ottaa käyttöön sähköinen asianhallintajärjestelmä tiedonhallintalain velvoitteiden täyttämiseksi sekä toiminnan tehostamiseksi. Nykyisin kunnassa on käytössä Kasesoftin asiahallintaohjelma, joka ei täytä asianhallintajärjestelmältä vaadittavia kriteereitä.

Tarjoukset on pyydetty kolmelta toimijalta (Innofactor Oy:lta, Triplan Oy:lta ja Kuntien Tiera Oy:lta) siten, että tarjouksen tuli sisältää asianhallintakokonaisuus, kokoushallintakokonaisuus, viranhaltijapäätökset -kokonaisuus, kokoushallinnan ja viranhaltijapäätösten www-julkaisu, asiakirjojen ja dokumenttien hallinta -kokonaisuus sekä tiedonohjausjärjestelmä ja TOS-malli.

Kaikki kolme toimittajaa lähettivät kirjalliset tarjoukset. Tarjousten perusteella todettiin, että tarjoukset ja ohjelmistot eivät ole täysin vertailukelpoisia. Tarjouksista lopputarkasteluun valikoituivat Innofactorin ja Triplanin tarjoukset.

Innofactor Oy:llä ja Triplan Oy:llä on pitkä kokemus asianhallintajärjestelmien toimittamisesta ja molemmilla toimittajilla on lukuisia kuntakäyttäjiä. Keski-Pohjanmaan kunnissa Innofactorin ohjelmisto on käytössä kaikilla muilla kunnilla paitsi Halsualla.

Triplan Oy toimitti tarjouksen sekä On-Premise että Saas-hinnoittelulla. On-Premise vaatii kunnalta omat palvelimet, joiden kustannusta on vaikea ennakoida.

Kunnanjohtaja
Hallitus hyväksyy kokonaistaloudellisesti edullisimman lainatarjouksen eliInnofactor Oy:n Dynasty 10 -asianhallintajärjestelmäntarjouksen ja valtuuttaa kunnanjohtajan ja hallintojohtajan allekirjoittamaan sopimuksen Innofactor Oy:n kanssa.

Kunnanhallitus
Hyväksyttiin.