Valmistelija: Hallintojohtaja Susanna Tuikka
Lestijärven kunnan kuntastrategiaan on kirjattu tavoitteeksi mm. kunnan taloudellisen toiminnan laadukkuus ja varahenkilöjärjestelmän toteuttaminen niin, että kunnan tarjoamien palvelujen jatkuvuus pystytään turvaamaan kaikissa tilanteissa. Myös tarkastuslautakunta on vuoden 2022 arviointikertomuksessa kiinnittänyt huomiota kunnan henkilöstöriskiin hallintoon liittyen. Nykyisellä henkilöstömäärällä ja käytettävissä olevilla taloushallinnon järjestelmillä ei kyetä tuottamaan valtion vaatimaa laadukasta taloushallintoa.
Lestijärven kunta toteuttaa taloushallinnon palveluita kunnan osalta vuonna 2019 käyttöönotetun taloushallinnan ohjelmiston,Visma Intimen avulla. Ohjelmiston lisäosina on ollut käytössä weblasku, webraportointi ja webtalousarvio sekä workflow laskujen kierrätys. Näistä jo webraportointi ja webtalousarvio sekä workflow ovat poistuneet tai poistumassa käytöstä tuen päättymisen takia. Myös Intimen tuki on ollut jo useaan otteeseen lakkautusuhan alla, mutta toistaiseksi tuen on luvattu jatkuvan vuoteen 2030 saakka.
Poistuneiden ohjelmistojen tilalle on hankittu raportointiin ja talousarvion laatimiseen Accuna -ohjelmisto vuoden 2022 aikana. Hankintakustannus oli 7845 €. Accunan vuosikustannus on tällä hetkellä noin 1400 €. Workflow on korvattu Approval-järjestelmällä, joka on hankittu Kuntien Hetapalveluiden kanssa yhteishankintana. Approvalin osalta Hetapalvelut eivät ole vielä ohjelmiston hankinta- ja ylläpitokustannuksia laskuttaneet vuodelta 2023.
Intimessa ei ole käytössä erillistä käyttöomaisuuskirjanpitoa eli poistolaskelmien laatimiset hoidetaan excelin avulla. Näin ollen poistolaskelma ei ole reaaliaikainen, arvioiperusteiset poistot kirjataan neljännesvuosittain kirjanpitoon ja tilinpäätöksen laadinnan yhteydessä poistojen oikeellisuus tarkistetaan ja tarvittaessa korjataan.
Kunnalla ei ole konsernikirjanpitoa varten omaa ohjelmistoa, vaan se hoidetaan taulukkolaskennan avulla. Tietojen poimiminen kunnan kirjanpidosta ja syöttäminen exceliin vie paljon aikaa ja excelien kanssa toimiessa virheen mahdollisuus kasvaa jokaisen laskutoimituksen ja linkityksen yhteydessä. Konsernitilinpäätös on kunnan talouden seurannan näkökulmasta erittäin tärkeä, koska kriisikuntakriteereistä suurin osa liittyy konsernin tunnuslukuihin.
Tällä hetkellä taloushallinnon nykyisten ohjelmistojen ylläpitoon ja lisenssimaksuihin kuluu vuositasolla noin 15 000 €.
Kuntatalouden raportoinnin näkökulmasta nykyinen Intime -ympäristö tulisi rakentaa uudelleen, sillä ohjelmiston sisältä puuttuu tarvittavat kytkökset tilien ja kustannuspaikkojen sekä palveluluokkien ja sektoreiden välillä. Kunnanvaltuusto on kokouksessaan 26.10.2023 § 41 ja § 42 hyväksynyt Lestijärven kunnalle uuden tilikartan ja kustannuspaikat. Näiden pohjalta tulisi aloitta järjestelmän päivittäminen vielä vuoden 2023 aikana, jotta järjestelmä olisi käyttökuntoinen 1.1.2024. Mikäli muutostyöt tehdään nykyiseen ympäristöön, tulee se käydä kaikilta osin kokonaisvaltaisesti läpi, jotta sinne ei jää sellaisia vanhoja tietoja, jotka haittavat järjestelmän toimintaa jatkossa. Ympäristön kokonaisvaltainen uudelleen rakentaminen saattaa käytännössä tulla yhtä kalliiksi kuin kokonaan uuden ympäristön luominen.
Kunta ulkoisti syksyllä 2021 henkilöstöhallinnon palveluista palkanlaskennan ja 2022 vuoden alusta pienen osan kirjanpidon tehtävistä Kuntien Hetapalveluille. Näillä toimenpiteillä pyrittiin pienentämään henkilöstöriskiä ja parantamaan toimintavarmuutta erityisesti palkkahallintoon liittyen. Ulkoistamisen yhteydessä 2022 vuonna kuntaan jäi vielä valtaosa taloushallinnon tehtävistä, eikä henkilöstöriskiä tältä osin ole saatu kestävälle tasolle. Vuosikustannus tällä hetkellä palkanlaskennan osalta on n. 29000 € ja kirjanpidon osalta 7500 €.
Talous- ja palkkahallinnon kokonaisvaltaisesta hoitamisesta on saatu Kuntien Hetapalvelulta tarjous. Tarjous sisältää taloushallinnon palveluista kirjanpidon ja tilinpäätöksen, konsernilaskelmat, käyttöomaisuuskirjanpidon, taloussuunnittelun, ostolaskujen sähköisen käsittelyn ja ostoreskontran, yleislaskutuksen, myyntireskontran ja saatavien perinnän sekä maksuliikenteen hoitamisen. Lisäksi mukana on raportointi (ml. kuntatietoraportit), sähköinen käyttöarkistointi ja neuvonta, konsultointi ja koulutus.
Palkkahallinnon palveluista nykyisin jo käytettävien palveluiden lisäksi tarjotaan tilityksiä ja sidosryhmäyhteyksiä ja vakanssirekisteriä.
Tarjous sisältää myös asiakkaan käyttöön tulevat perusjärjestelmät, joista uusina sähköiset tositteet, Assets-käyttöomaisuuskirjanpito, Tabella-konserni, Nomentia maksuliikenne, Personec F OSS -koulutusrekisteri sekä Ensio-palvelussuhdetodistusten automaattinen tulkinta.
Esittelijä: Kunnanjohtaja Päivi Rautio
Esittelijä: Hallintojohtaja Susanna Tuikka
Päätösehdotus: Kunnanhallitus hyväksyy Lestijärven kunnan taloushallinnonkehittämisensiten että talous- ja palkkahallinto ulkoistetaan kokonaisuudessaan Kuntien Hetalle saadun tarjouksen mukaisesti. Täten varmistetaan tehtävien hoitaminen ajantasaisesti ja laadukkaasti kaikissa tilanteissa.
Päätös:
Hyväksyttiin.