Valmistelija: Hallintojohtaja Susanna Tuikka

Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) on tiedonhallinnan keskeisin työväline. Arkistolaki (831/1994) edellyttää viranomaisilta arkistonmuodostussuunnitemaa. Laissa säädetään, että arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa.

AMS perustuu organisaation tehtäviin ja toimintaan. Sen runkona toimii tehtäväluokitus. Suunnitelma osoittaa, mitä asiakirjasarjoja ja muita asiakirjallisia tietoaineistoja toiminnan yhteydessä muodostuu ja miten aineisto rekisteröidään, säilytetään ja arkistoidaan.

Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) liittyy sähköiseen asiakirjahallintaan ja tiedonohjaukseen. Tiedonohjauksen avulla voidaan sähköisessä toimintaympäristössä turvata asiakirjatiedon saatavuus, käytettävyys, eheys, alkuperäisyys, säilyttäminen ja tuhoaminen.

Nykyään TOS on korvannut AMS:n viranomaisten arkistonmuodostusta ohjaavana työkaluna. TOS:n tietosisältö on kehitetty AMS:n tietosisällöstä, mutta on paljon yksityiskohtaisempi. TOS sisältää luokituksen, käsittelyprosessien kuvaukset, niihin kuuluvat toimenpiteet ja asiakirjatyypit sekä näiden oletusmetatietoarvot. Tiedonohjaussuunnitelma toimii tietojärjestelmän taustalla.

Lestijärven kunnan arkistosääntö ja arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) on hyväksytty kunnanhallituksessa 22.11.2005 § 197. Sitä ei enää päivitetä, vaan kunnassa siirrytään sähköiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan, TOS:iin Dynasty 10 asianhallintaohjelmiston käyttöönoton yhteydessä. Tietojärjestelmän käyttöönottoa varten kuntaan on laadittu yhteistyössä toimialojen sekä Seutukunnan ja maaseututoimen kanssa koko kuntaa koskeva tiedonohjaussuunnitelma, TOS (liite a). Samassa yhteydessä on laadittu asiakirjahallinnon toimintaohje, jolla tullaan jatkossa ohjaamaan asiakirjahallintoa ja sen hoitamista (liite b).

Esittelijä: Kunnanjohtaja Päivi Rautio
Esittelijä: Hallintojohtaja Susanna Tuikka

Päätösehdotus:

Kunnanhallitus hyväksyy Lestijärven kunnan tiedonohjaussuunnitelman ja asiakirjahallinnon toimintaohjeen.

Päätös:
Hyväksyttiin.

Liitteet:
Liitea Tiedonohjaussuunnitelma (TOS raportti)
Liite b Tehtäväluokitusraportti
Liite c Asiakirjahallinnon toimintaohje